XRechnung oder ZUGFeRD: Unterschiede für KMU

Wer E-Rechnungen einführen oder die eigene Rechnungsverarbeitung verbessern möchte, stößt schnell auf zwei Begriffe: XRechnung und ZUGFeRD. Beide können strukturierte Rechnungsdaten übertragen. Trotzdem unterscheiden sie sich deutlich darin, wie Menschen die Rechnung sehen und wie Systeme sie verarbeiten.

Die kurze Antwort lautet:

XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei. Sie ist für die maschinelle Verarbeitung ausgelegt und benötigt für Menschen eine geeignete Darstellung.
ZUGFeRD verbindet in einer Datei eine lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.

Welches E-Rechnungsformat besser passt, entscheidet deshalb nicht allein die Dateiendung. Maßgeblich sind Rechnungsempfänger, vorhandene Software, Übermittlungsweg und der betriebliche Ablauf vom Eingang bis zur Ablage.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist eine deutsche Ausgestaltung der europäischen Norm EN 16931. Sie enthält Rechnungsangaben als strukturierten XML-Datensatz. Dieser Datensatz kann von geeigneter Software eingelesen, geprüft und weiterverarbeitet werden.

Eine XRechnung bringt normalerweise keine zusätzliche PDF-Ansicht mit. Für die sachliche Prüfung benötigen Mitarbeitende daher einen Viewer oder eine Darstellung innerhalb der Buchhaltungs- beziehungsweise ERP-Software.

XRechnung ist besonders aus dem Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern bekannt. Wer eine Rechnung an eine Behörde sendet, sollte jedoch nicht nur das Format prüfen. Auch Übermittlungsplattform, Leitweg-ID und weitere Vorgaben des konkreten Empfängers können relevant sein.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Die Datei sieht zunächst wie eine PDF-Rechnung aus, enthält aber zusätzlich strukturierte XML-Daten. Dadurch können Menschen die Rechnung wie ein gewohntes Dokument lesen, während geeignete Systeme die eingebetteten Daten verarbeiten.

Seit 2025 ist bei einer hybriden E-Rechnung der strukturierte Teil entscheidend. Weichen die sichtbare PDF-Darstellung und die XML-Daten voneinander ab, sind nach den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums die strukturierten Daten maßgeblich. Unternehmen sollten daher nicht ausschließlich das sichtbare PDF prüfen.

Nicht jedes ZUGFeRD-Profil erfüllt automatisch die umsatzsteuerlichen Anforderungen. Das Bundesfinanzministerium nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als grundsätzlich geeignet, nimmt die Profile MINIMUM und BASIC-WL jedoch ausdrücklich aus. Vor dem produktiven Einsatz sollte die verwendete Software deshalb Format, Version und Profil zuverlässig erkennen und validieren können.

XRechnung und ZUGFeRD: die wichtigsten Unterschiede

Darstellung

Eine XRechnung besteht aus XML-Daten und wird erst durch einen Viewer menschenlesbar. ZUGFeRD enthält zusätzlich eine PDF-Darstellung. Das kann die Einführung für Teams erleichtern, die Rechnungen bisher hauptsächlich visuell prüfen.

Verarbeitung

Beide Formate können eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen. Entscheidend ist, ob das empfangende System die strukturierten Daten tatsächlich einlesen, zuordnen und auf Fehler prüfen kann.

Einsatzbereich

XRechnung spielt eine zentrale Rolle bei Rechnungen an deutsche Verwaltungen. ZUGFeRD wird häufig im Austausch zwischen Unternehmen eingesetzt. Eine starre Trennung gibt es dennoch nicht: Ausschlaggebend sind die Anforderungen des Empfängers und die unterstützten Übertragungswege.

Fehlerquelle

Bei XRechnung fällt meist sofort auf, dass ein Viewer benötigt wird. Bei ZUGFeRD besteht dagegen die Gefahr, nur das sichtbare PDF zu bearbeiten und den eingebetteten XML-Datensatz zu übersehen. Für einen belastbaren Prozess müssen beide Formate als strukturierte E-Rechnung behandelt werden.

Welches Format passt zu welchem Unternehmen?

Sie schreiben Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Prüfen Sie zuerst die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers. Häufig wird XRechnung verlangt. Zusätzlich können eine Leitweg-ID, eine bestimmte Plattform oder besondere Pflichtangaben erforderlich sein. Die Anforderungen sollten vor der ersten Rechnung anhand eines realistischen Testfalls geprüft werden.

Ihre Geschäftskunden arbeiten bisher stark mit PDF-Dateien

ZUGFeRD kann einen verständlichen Übergang ermöglichen, weil die Rechnung weiterhin als PDF sichtbar ist und gleichzeitig strukturierte Daten enthält. Das funktioniert jedoch nur, wenn Sender und Empfänger das verwendete Profil korrekt unterstützen.

Ihre Rechnungen sollen weitgehend automatisch verarbeitet werden

Dann können grundsätzlich beide Formate geeignet sein. Wichtiger als die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD sind klare Regeln für Zuordnung, Prüfung, Freigabe, Fehlerbehandlung und Übergabe an Buchhaltung oder Steuerkanzlei.

Sie empfangen Rechnungen von vielen unterschiedlichen Lieferanten

In diesem Fall ist es oft keine sinnvolle Strategie, sich auf nur ein Eingangsformat festzulegen. Der Prozess sollte mindestens XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Dateien erkennen, lesbar darstellen und kontrolliert weiterleiten können.

Nicht das Dateiformat allein entscheidet

Eine E-Rechnung kann technisch korrekt sein und im Unternehmen trotzdem unnötige Arbeit verursachen. Typische Ursachen sind unklare Postfächer, fehlende Zuständigkeiten, manuelle Doppelerfassung oder nicht abgestimmte Übergaben.

Ein praxistauglicher E-Rechnungsprozess beantwortet mindestens diese Fragen:

Wo gehen XRechnung und ZUGFeRD ein?
Wie wird die Originaldatei unverändert gesichert?
Welches System stellt die strukturierten Daten lesbar dar?
Wer prüft Leistung, Pflichtangaben und Zuordnung?
Wer gibt die Rechnung frei und wer vertritt diese Person?
Wie gelangen die Daten zur Buchhaltung oder Steuerkanzlei?
Was passiert bei fehlenden Angaben, Dubletten oder technischen Fehlern?

Erst wenn diese Punkte geklärt sind, lässt sich sinnvoll entscheiden, ob eine vorhandene Funktion ausreicht oder eine kleine Prozessautomatisierung für KMU den Ablauf verbessern kann.

Praxischeck vor der Softwareentscheidung

Bevor Sie ein neues Rechnungsprogramm oder eine Schnittstelle auswählen, testen Sie den vollständigen Ablauf mit echten Beispieldateien.

Kann die Software XRechnung und ZUGFeRD importieren?
Werden XML-Inhalte vollständig und verständlich dargestellt?
Erkennt das System Formatfehler und unplausible Pflichtangaben?
Bleibt die empfangene Originaldatei erhalten?
Können Kostenstelle, Auftrag oder zuständige Person zugeordnet werden?
Lassen sich Freigaben und Rückfragen nachvollziehen?
Ist die Übergabe an Buchhaltung oder Steuerkanzlei abgestimmt?
Funktioniert der Ablauf auch bei Vertretung und Ausnahmefällen?

Der bestehende Ratgeber E-Rechnung für kleine Unternehmen ordnet diese organisatorischen Schritte ausführlicher ein.

Häufige Fehler bei XRechnung und ZUGFeRD

Ein normales PDF wird für eine E-Rechnung gehalten

Ein einfaches PDF enthält keine strukturierten Rechnungsdaten und gilt seit 2025 umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung. Eine angehängte PDF-Datei wird nicht dadurch strukturiert, dass sie per E-Mail versendet wird.

Bei ZUGFeRD wird nur die PDF-Ansicht geprüft

Bei hybriden E-Rechnungen ist der eingebettete strukturierte Teil maßgeblich. Die Software sollte deshalb die XML-Daten darstellen und nicht lediglich das sichtbare Dokument öffnen.

Das Format wird nicht validiert

Eine Datei mit der Endung .xml ist nicht automatisch eine gültige XRechnung. Ebenso ist nicht jede PDF-Datei mit Anhang eine geeignete ZUGFeRD-Rechnung. Eine technische Validierung kann fehlende, widersprüchliche oder falsch strukturierte Angaben früh sichtbar machen.

Der Empfang endet in einem einzelnen Postfach

Ein E-Mail-Postfach kann technisch für den Empfang ausreichen. Ohne Vertretung, Status und definierten Übergabeweg entsteht aber kein verlässlicher Rechnungsprozess.

Es wird zu früh ein großes System eingeführt

Wer den heutigen Ablauf nicht kennt, überträgt Unklarheiten leicht in neue Software. Zuerst sollten Eingang, Rollen, Ausnahmen und Zielsysteme beschrieben werden. Danach lässt sich der notwendige technische Umfang belastbar abgrenzen.

Was gilt 2026 für Unternehmen?

Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist grundsätzlich bis Ende 2027.

Die Übergangszeit sollte nicht nur für die Auswahl eines Dateiformats genutzt werden. Sinnvoller ist ein Test des vollständigen Ablaufs: empfangen, darstellen, prüfen, freigeben, übergeben und aufbewahren.

Die konkrete steuerliche oder rechtliche Einordnung gehört zur Steuer- beziehungsweise Rechtsberatung. AuraSolution unterstützt bei der technischen und organisatorischen Gestaltung des abgestimmten Prozesses.

Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung automatisch eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF ist kein strukturiertes E-Rechnungsformat. Eine geeignete ZUGFeRD-Datei verbindet dagegen eine PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.

Muss sich ein Unternehmen für XRechnung oder ZUGFeRD entscheiden?

Nicht zwingend. Viele Unternehmen müssen verschiedene Eingangsformate verarbeiten. Beim Rechnungsausgang bestimmen Empfängeranforderungen und die Fähigkeiten der beteiligten Systeme, welches Format sinnvoll ist.

Kann ZUGFeRD für Rechnungen an Behörden verwendet werden?

Das hängt von den Vorgaben des jeweiligen öffentlichen Auftraggebers ab. Ein technisch geeignetes ZUGFeRD-Profil ersetzt nicht automatisch die Prüfung von Plattform, Leitweg-ID und empfängerbezogenen Anforderungen.

Braucht man für XRechnung neue Software?

Nicht immer. Manche Buchhaltungs- und ERP-Systeme unterstützen XRechnung bereits. Vor einer Neuanschaffung sollte geprüft werden, welche Funktionen, Versionen, Viewer und Übergaben im vorhandenen System verfügbar sind.

Welches ZUGFeRD-Profil ist richtig?

Das hängt vom Geschäftsvorfall und von der Software der Beteiligten ab. Wichtig ist, dass das gewählte Profil die erforderlichen strukturierten Rechnungsangaben enthält und von Sender und Empfänger unterstützt wird. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL nennt das Bundesfinanzministerium ausdrücklich nicht als umsatzsteuerlich geeignete E-Rechnungsprofile.

Fazit: Erst Empfänger und Ablauf klären, dann das Format wählen

XRechnung oder ZUGFeRD ist keine reine Geschmacksfrage. XRechnung bietet einen klaren XML-basierten Datensatz; ZUGFeRD ergänzt strukturierte Daten um eine vertraute PDF-Darstellung. Für kleine Unternehmen ist das bessere Format dasjenige, das die Anforderungen des Empfängers erfüllt und sich verlässlich in den eigenen Rechnungsprozess einfügt.

Wer nur die Datei betrachtet, übersieht den wichtigsten Teil der Digitalisierung: Zuständigkeiten, Prüfungen, Ausnahmen und Übergaben müssen auch dann funktionieren, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist oder die verantwortliche Person ausfällt.

Offizielle Quellen und weiterführende Informationen