Lösung · E-Rechnung

E-Rechnungen sicher in den Arbeitsalltag integrieren.

AuraSolution unterstützt kleine Unternehmen und KMU dabei, Empfang, Prüfung, Freigabe, Ablage und Weitergabe von XRechnung und ZUGFeRD als verständlichen digitalen Prozess zu organisieren.

Was sich geändert hat

Eine E-Rechnung ist mehr als ein PDF im Postfach.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein einfaches PDF gilt seitdem nicht mehr als E-Rechnung, weil ihm die strukturierten, elektronisch verarbeitbaren Rechnungsdaten fehlen.

Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Für den Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach genügen. Der praktische Nutzen entsteht aber erst, wenn intern klar ist, wer eine Rechnung prüft, freigibt, ablegt und an Buchhaltung oder Steuerberatung weitergibt.

Fachliche Grundlage: FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur E-Rechnung, Stand März 2026.

Übergangsfristen

Empfang ist bereits Pflicht. Für die Ausstellung läuft die Umstellung.

Die konkrete steuerliche Einordnung hängt vom Einzelfall ab und gehört zur Steuerberatung.

  1. Seit 01.01.2025E-Rechnungen empfangen können

    Inländische Unternehmen müssen den Empfang grundsätzlich sicherstellen. Dafür kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.

  2. Bis 31.12.2026Allgemeine Übergangsphase

    Rechnungsaussteller dürfen unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch sonstige Rechnungen verwenden.

  3. Bis 31.12.2027Verlängerung für kleinere Aussteller

    Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro kann sich die Übergangsfrist für die Ausstellung verlängern.

  4. DanachStrukturierter Standard im B2B

    Nach Ablauf der anwendbaren Übergangsfrist wird die E-Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich verbindlich.

Digitale Rechnungsverarbeitung

Der Prozess hinter der Datei.

  1. 01
    Empfangen

    Ein klarer Eingangskanal verhindert, dass Rechnungen in persönlichen Postfächern oder Downloadordnern verschwinden.

  2. 02
    Sichtbar machen

    XRechnung und strukturierte Daten müssen für die fachliche Prüfung lesbar dargestellt werden.

  3. 03
    Prüfen

    Pflichtangaben, Leistung, Betrag, Bestellbezug und mögliche Abweichungen erhalten nachvollziehbare Prüfschritte.

  4. 04
    Freigeben

    Zuständigkeit, Vertretung und Rückfragen werden festgelegt, bevor Daten weitergegeben werden.

  5. 05
    Übergeben

    Freigegebene Rechnungsdaten gelangen kontrolliert in Buchhaltungssoftware, Archiv oder Steuerkanzlei.

  6. 06
    Nachvollziehen

    Status, Fehler und Entscheidungen bleiben dokumentiert, damit der Ablauf nicht an Einzelpersonen hängt.

Leistung von AuraSolution

Technischen Ablauf und Verantwortlichkeiten zusammenbringen.

AuraSolution betrachtet den bestehenden Rechnungsweg, stimmt die gewünschten Übergaben ab und entwickelt bei Bedarf kleine Automatisierungen oder interne Übersichten.

  • Ist-Prozess und beteiligte Systeme aufnehmen
  • Eingangskanäle, Rollen, Freigaben und Vertretung festlegen
  • XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien in realistischen Fällen testen
  • Schnittstellen oder kontrollierte Übergaben vorbereiten
  • Fehlerfälle, Protokollierung und Betrieb dokumentieren
  • Mitarbeitende in den neuen Ablauf einführen
E-Rechnungsablauf schildern

Klare Leistungsgrenze

Digitalisierung ist keine Steuerberatung.

AuraSolution unterstützt bei Prozessaufnahme, technischer Umsetzung, Tests und Dokumentation. Steuerliche, rechtliche und handelsrechtliche Einzelfragen werden nicht beurteilt.

Diese Punkte sollten mit Ihrer Steuerberatung, Rechtsberatung oder einem anderen zuständigen Fachbetrieb abgestimmt werden. Technische Entscheidungen werden anschließend so umgesetzt, dass der abgestimmte betriebliche Ablauf unterstützt wird.

Häufige Fragen

E-Rechnung verständlich eingeordnet.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Ein einfaches PDF ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung im neuen umsatzsteuerlichen Sinn. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die elektronisch weiterverarbeitet werden können.

Welche Formate sind üblich?

In Deutschland sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in geeigneten Profilen verbreitet. Welches Format und welcher Übermittlungsweg passen, hängt vom Geschäftskontext und den beteiligten Systemen ab.

Braucht jedes Unternehmen sofort neue Software?

Nicht zwingend. Für den Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach genügen. Für Sichtprüfung, Freigabe, Ablage und Übergabe kann zusätzliche Software oder eine Prozessanpassung sinnvoll sein.

Kann AuraSolution unsere E-Rechnungen steuerlich prüfen?

Nein. AuraSolution prüft technische Abläufe und Datenübergaben, erbringt aber keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die fachliche Einordnung bleibt bei den zuständigen Beratern.

Kann der Rechnungsprozess automatisiert werden?

Teilweise. Wiederkehrende Schritte wie Eingangserfassung, Zuordnung, Statusmeldungen oder Übergaben können unterstützt werden. Inhaltliche Freigaben und kritische Ausnahmen sollten bewusst menschlich verantwortet bleiben.

Ein klarer Einstieg

Was soll in Ihrem Betrieb digital einfacher werden?

Beschreiben Sie einen Ablauf, der Zeit kostet, Rückfragen erzeugt oder durch die E-Rechnung neu organisiert werden muss. AuraSolution ordnet den kleinsten sinnvollen nächsten Schritt ein.

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