E-Rechnung für kleine Unternehmen: Was jetzt praktisch zu tun ist

Die E-Rechnung verändert nicht nur das Dateiformat. Sie macht sichtbar, wie gut der Weg einer Rechnung vom Eingang bis zur Buchhaltung tatsächlich organisiert ist.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach kann dafür bereits ausreichen. Ein einfaches PDF ist jedoch keine E-Rechnung im neuen umsatzsteuerlichen Sinn, weil es keine strukturierten Rechnungsdaten enthält.

Für kleine Unternehmen ist deshalb eine praktische Frage wichtiger als die reine Formatdiskussion:

Wer macht was, wenn eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung eingeht?

1. Einen eindeutigen Rechnungseingang festlegen

Rechnungen sollten nicht in mehreren persönlichen Postfächern, Downloadordnern und Portalen verteilt bleiben. Legen Sie einen klaren Eingangskanal und eine Vertretung fest.

Dabei helfen drei Fragen:

An welche Adresse oder Schnittstelle sollen Lieferanten Rechnungen senden?
Wer sieht neue Eingänge und erkennt doppelte Rechnungen?
Was passiert, wenn die zuständige Person nicht verfügbar ist?

Der Eingangskanal allein löst den Prozess noch nicht. Er schafft aber einen verlässlichen Startpunkt für einen nachvollziehbaren E-Rechnungsprozess.

2. XRechnung und ZUGFeRD lesbar machen

Eine XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und enthält normalerweise keine klassische PDF-Ansicht. ZUGFeRD kombiniert in gängigen Varianten strukturierte Daten mit einer lesbaren PDF-Darstellung.

Für die fachliche Prüfung braucht das Unternehmen deshalb eine verlässliche Darstellung. Entscheidend ist nicht, wie schön eine Rechnung aussieht, sondern welche Daten im strukturierten Teil enthalten sind.

Prüfen Sie vor dem produktiven Einsatz:

Kann das verwendete System XRechnung und ZUGFeRD öffnen?
Werden Rechnungssteller, Betrag, Leistungsdatum und Positionen verständlich dargestellt?
Bleibt die Originaldatei unverändert erhalten?
Können fehlende oder unplausible Angaben erkannt werden?

3. Fachliche Prüfung und Freigabe trennen

Technische Lesbarkeit ist nicht dasselbe wie fachliche Richtigkeit. Ein klarer E-Rechnungsprozess unterscheidet deshalb mindestens:

den technischen Eingang,
die sachliche Prüfung der Leistung,
die formale beziehungsweise steuerliche Prüfung,
die Freigabe zur Buchung oder Zahlung,
die Behandlung von Rückfragen und Abweichungen.

Welche Prüfschritte im eigenen Unternehmen erforderlich sind, sollte mit der Steuerberatung und den intern Verantwortlichen abgestimmt werden.

4. Die Übergabe an Buchhaltung oder Steuerkanzlei klären

Strukturierte Rechnungsdaten können doppelte Erfassung reduzieren. Das funktioniert aber nur, wenn der Übergabeweg zum bestehenden Buchhaltungssystem oder zur Steuerkanzlei feststeht.

Vor einer Automatisierung sollten folgende Punkte geklärt sein:

Welches System erhält die Rechnung?
Welches Format und welcher Übermittlungsweg werden erwartet?
Welche Daten dürfen automatisch übernommen werden?
Wo ist weiterhin eine menschliche Freigabe nötig?
Wie werden Fehler oder zurückgewiesene Rechnungen sichtbar?

Eine kleine kontrollierte Übergabe ist meist sinnvoller als ein großer Systemwechsel ohne klaren Prozess.

5. Übergangsfristen nicht mit Aufschub verwechseln

Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Nach den Informationen des Bundesministeriums der Finanzen können Rechnungsaussteller bis Ende 2026 unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro kann sich diese Frist bis Ende 2027 verlängern.

Der Empfang von E-Rechnungen muss jedoch bereits seit Anfang 2025 möglich sein. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit deshalb nutzen, um ihren Ablauf zu testen, statt nur auf das Ende einer Frist zu warten.

Ein kompakter Praxischeck

Ein Unternehmen ist organisatorisch besser vorbereitet, wenn es diese Punkte beantworten kann:

Wir haben einen eindeutigen Eingangskanal.
XRechnung und ZUGFeRD können lesbar dargestellt werden.
Zuständigkeit und Vertretung sind festgelegt.
Prüfung, Freigabe und Rückfragen sind voneinander unterscheidbar.
Die Übergabe an Buchhaltung oder Steuerkanzlei ist abgestimmt.
Originaldatei, Status und Entscheidungen bleiben nachvollziehbar.
Mindestens ein realistischer Fehlerfall wurde getestet.

Fehlen mehrere Antworten, ist nicht automatisch neue Software nötig. Oft beginnt die Verbesserung mit Rollen, Regeln und einem verständlichen Soll-Ablauf.

Wo AuraSolution unterstützen kann

AuraSolution unterstützt kleine Unternehmen bei der technischen und organisatorischen Gestaltung ihrer E-Rechnungsprozesse: von der Aufnahme des heutigen Ablaufs über eine klare Zuständigkeitslogik bis zu kontrollierten Übergaben und kleinen Automatisierungen. Die Leistungsseite E-Rechnung für Unternehmen zeigt den möglichen Ablauf im Zusammenhang.

AuraSolution erbringt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die fachliche Einordnung wird mit Ihrer Steuerberatung oder anderen zuständigen Fachleuten abgestimmt.

Weiterführende Quellen